Lösungen & Referenzen

Das Amt für Jugend und Berufsberatung des Kantons Zürich (AJB) ist die Anlaufstelle für alle Fragen rund um Familie, Erziehung und die persönliche berufliche Entwicklung. An 25 Standorten in allen Regionen des Kantons berät es Familien und Einzelpersonen in den Berufsinformationszentren (BIZ) und den Kinder- und Jugendhilfezentren (KJZ). Nicht an allen Standorten steht genügend Platz für die Archivierung von Akten zur Verfügung, gelten doch teilweise gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 100 Jahren.

Bububox nimmt die Akten der einzelnen Standorte seit 2016 in seine zentralen Archivräume in Uster auf. In mehreren Etappen wurden die Bestände Standort für Standort übernommen und detailliert verzeichnet – insgesamt rund 2000 Laufmeter. Die BIZ und KJZ sind seither nicht nur von der ressourcenintensiven Aufgabe der Archivierung im eigenen Haus entlastet. Das zentral geführte Aktenverzeichnis, das für jeden Standort über das verschlüsselte Kundenportal von Bububox zugänglich ist, erleichtert auch die Zusammenarbeit. Bestellte Dossiers liefert Bububox aus dem zentralen Archiv innerhalb von 24 Stunden an jeden der 25 Standorte. Neuzugänge und Rücknahmen werden mittels Sammeltransporten in einem regelmässigen Turnus abgeholt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bietet das AJB seine Akten dem Staatsarchiv an. Bububox erleichtert diesen Prozess, indem es jährlich eine Liste jener Dossiers erstellt, deren Aufbewahrungsfrist abläuft und die Ablieferung der Akten ans Staatsarchiv übernimmt.

Das AJB schrieb den Archivierungsauftrag in einem offenen Verfahren aus. Er umfasst neben der datenschutzkonformen Archivierung, die Bububox mit seinen anspruchsvollen Sicherheitsprozessen und der GoodPriv@cy-Zertifizierung sicherstellt, auch verschiedene Archivdienstleistungen wie die fristgerechte Aktenauslieferung bei Bestellungen.

Viseca ist eine Holding im Besitz von Schweizer Retail- und Kantonalbanken und bietet Produkte und Dienstleistungen für das bargeldlose Bezahlen an. Ergänzt um ihre Tätigkeit im Privatkredit-, Leasing- und Mieterkautionsgeschäft ist sie in einem wachsenden Markt breit aufgestellt. Im Herbst 2016 entschloss sich die Gruppe die Archivierung ihrer Dokumente neu zu organisieren und konsequent zu zentralisieren, da bis zu diesem Zeitpunkt das Archivgut sowohl intern und teils auch extern aufbewahrt wurde.

Das Bedürfnis nach einer professionellen Einlagerung von unterschiedlich archivierten Dokumenten sowie einer Neudefinition des Archivprozesses ist eine idealtypische Ausgangslage für Bububox. So konnte Bububox dank ihrer ISO- und GoodPriv@cy-Zertifizierung wie auch dank der FINMA-konformen Arbeitsweise Prozesssicherheit bieten, mit den einbruch-, feuer- und wassergeschützten Archivräumen sicherheitstechnisch überzeugen und durch flexible logistische Dienstleistungen massgeschneidert auf die Kundenansprüche eingehen.

In der ersten Phase wurde sämtliches Archivgut aus den internen und externen Standorten in die Archivräume von Bububox übernommen. Im Anschluss, noch vor dem Einlagerungszustand, wurden die Einlagerungs-, Abruf- und Vernichtungsprozesse neu definiert. In der laufenden Phase wird neu entstandenes Archivgut in regelmässigen Abständen an den verschiedenen Standorten abgeholt.

Speziell erwähnenswert sind die hohen Sicherheitsanforderungen der Viseca sowie deren Expertise in diesem Bereich. 

Die zu digitalisierenden Dokumente umfassten auch solche aus sehr dünnen Papieren sowie Urkunden, die mit entsprechender Sorgfalt von Bububox gehandhabt wurden. Die Lieferung der Digitalisate erfolgte in derselben Struktur, welche die innere Ordnung des Bestandes aufwies. Zudem wurden nach der Digitalisierung die physischen Dokumente an ihren ursprünglichen Ort zurückeinsortiert.

Seit 1912 werden in der Universitätsklinik Balgrist im Rahmen der Diagnostik Röntgenbilder angefertigt. Da Röntgenbilder wichtige diagnostische Dokumente sind, galt der Bewertungsentscheid des Staatsarchivs zur teilweisen Übergabe von Patientenakten auch für Röntgenbilder.

Bei der Sortierung der Röntgendossiers bildete Bububox zuerst verschiedene Kategorien. Diese lauteten «Ablieferung ans Staatsarchiv», «Kassation» und «Lager». Zur besseren Bearbeitung arbeitete Bububox mit Farbcodes.

Die Arbeiten der Sortierung umfassteneinen Bestand von insgesamt 103’309 Röntgendossiers. Davon wurden 22’688 Dossiers an das Staatsarchiv abgeliefert, 27'522 bleiben eingelagert und 53'099 wurden kassiert.